Iokoi Advogados Adota E-Mail Registrado e Criptografado Para Comunicação Processual

Iokoi Advogados Adota E-Mail Registrado e Criptografado Para Comunicação Processual

(Comunicações com clientes do Brasil, EUA, Canadá, Europa e Oriente Médio passam a ser registradas, autenticadas e armazenadas em registro critpográfico através do sistema global da RPost)

O escritório Iokoi Advogados, tradicional banca de São Paulo especializada em consultoria e serviços nas áreas de direito penal corporativo e direito trabalhista, está utilizando a tecnologia de E-mail Registrado, patenteada pela empresa norte-americana RPost, para suas comunicações com clientes no Brasil, EUA, Canadá e em diversos  países da Europa e do Oriente Médio.

O objetivo é obter a máxima garantia de recebimento dos pareceres, sentenças e documentos processuais por parte dos clientes e assegurar, principalmente, a tomada de ciência destes em relação a atos jurídicos que envolvam o cumprimento de prazos, como datas das audiências e prazos para recursos.

O acordo para a utilização do sistema foi firmado entre a Iokoi Advogados e a subsidiária brasileira da RPost, que contabiliza cerca de 850 mil usuários no País.

Utilizada por mais de 9,5 milhões de usuários em mais de 190 países, a solução Email Registrado está em conformidade com as exigências internacionais de requisitos para documentos eletrônicos com acreditação jurídica.

Uma vez instalado no sistema de e-mail do usuário, a solução passa a conectá-lo com um ambiente de mensagens de alta segurança, instalado nos data centers da própria RPost, e cria uma identificação própria para a imagem de abertura dos documentos enviados, de modo que o destinatário o reconheça imediatamente como um documento encaminhado por mensagem registrada.

De acordo com Pedro Iokoi, diretor do Iokoi Advogados, após a implantação da solução da RPost, as comunicações do escritório ganharam maior assertividade e rapidez de resposta por parte dos clientes. “Este nível de resposta mais rápido e efetivo nos ajuda a evitar a necessidade de follow-up das mensagens e nos dá a tranqüilidade de saber que o cliente está de fato informado sobre o andamento dos processos e com as informações atualizadas”, afirma Iokoi.

A tecnologia de registro conta com sistemas de criptografia e autentificação forte que garantem a total integridade dos documentos enviados, assegurando detalhes como o seu formato e conteúdo originais, além de documentar todos os dados do fluxo, como o instante exato de envio, localização e endereço eletrônico de origem, caminhos de rede percorridos, instante da abertura no destino e identidade eletrônica do destinatário.

A solução da RPost cria também uma imagem exata do documento – porém em estado criptográfico – que fica armazenada e disponível, podendo ser acessada apenas pelo remetente original da mensagem, em caso de necessidade de prova, já que só o gerador da mensagem dispõe das senhas e chaves criptográficas para a recuperação da mensagem. Este sistema é patenteado e assegura a total segurança para o remetente no que diz respeito a disputas futuras envolvendo mensagens eletrônicas.

Ainda de acordo com o advogado, com a adoção do Email Registrado, o Iokoi Advogados resolveu um velho problema, relacionado aos constantes atrasos dos Correios, e reduziu substancialmente os custos de postagem de seus documentos através de carta registrada. “Embora tenha validade como prova e boa assertividade de entrega, o serviço tradicional de Carta Registrada é caro e pode exigir vários dias entre a entrega do documento e a devolução do comprovante de recebimento. Para efeitos processuais, esta demora pode ser desastrosa”, avalia ele.

Além de agilizar as comunicações e garantir prova imediata de entrega, o uso da solução de E-mail Registrado da RPost garante à Iokoi Advogados a obtenção de relatórios periódicos sobre todos os e-mails enviados através do sistema da RPost, com os respectivos status de abertura das mensagens. Ao todo são 25 funcionários (entre advogados, estagiários e pessoal administrativo) utilizando o sistema em seus escritórios de São Paulo e Florianópolis e no correspondente de Brasília. O Iokoi Advogados utiliza também a solução para atividades como cobrança, compras e cotação de serviços.

Na avaliação de Pedro Iokoi, a iniciativa de registrar e criptografar suas mensagens, a partir da adoção do RPost, está em linha com a filosofia do escritório no sentido de utilizar o máximo possível de recursos digitais para agilizar e tornar mais eficientes os procedimentos legais e administrativos. “Em geral, os escritórios de advocacia clamam para que a Justiça adote a tecnologia digital, mas somos da opinião de que a iniciativa deve partir dos próprios advogados. Esperar o poder judiciário se informatizar para só então aderir é um dos motivos da demora para que este movimento aconteça”, conclui o diretor do Iokoi.

Sobre a RPost
A RPost é a lider mundial no segmento de Registro de E-mails e começou suas operações no ano 2000. Tem como seus maiores clientes o Governo dos Estados Unidos da América, grandes empresas como AT&T, Sprint, BTI Infonet, NYSE Euronext, seguradoras, empresas do setor financeiro, associações profissionais no ramo de turismo e imóveis e escritórios de advocacia no mundo todo, contando com mais de 9 milhões de usuários. Os e-mails registrados possuem valor internacional, já que o serviço de Registro de E-mail da RPost é totalmente aderente aos padrões da UPU - Universal Postal Union, válido em 191 países.

A RPost é uma empresa privada, e entre os principais investidores está a Symantec, que é a lider mundial em segurança de informação.

Nossos serviços dão confiabilidade ao processo de comunicação entre empresas e pessoas, implementando aspectos cruciais que não são oferecidos pelos programas de e-mail disponíveis no mercado. Trabalhamos com todas as plataformas e programas de e-mail, e oferecemos basicamente a garantia a 5 componentes críticos:

1. Prova da AUTORIA da mensagem;
2. Prova do CONTEÚDO da mensagem;
3. Prova da DATA e HORA da mensagem;
4. Prova do efetivo ENVIO da mensagem e
5. Prova do RECEBIMENTO da mensagem pelo destinatário.

Os itens de 01 a 03 podem ser realizados com ou sem o uso de Assinatura Digital / Certificação Digital no padrão ICP-Brasil ou Verisign/CertiSign.
Com o uso de nosso serviço de Registro de E-mails as empresas podem estar protegidas quanto ao conteúdo e ao envio da mensagem. Desta proteção deriva a confiabilidade que é conferida às mensagens de E-mail Registrado.  Além disto dispomos de diversas outras funcionalidades – conversão para o formato PDF e criptografia de dados – sem custo adicional.
O serviço é extremamente simples na sua implementação e utilização e a RPost possui diversas patentes internacionais nas diversas tecnologias empregadas no serviço.